Conservazione digitale dei documenti:
ORA È POSSIBILE ANCHE PER IL FISCO

Milano, 30 gennaio 2007 - Uffici e studi professionali possono dare l'addio alle montagne di carta e ai documenti ingombranti sugli scaffali. Questa prospettiva riguarda soprattutto l'archiviazione dei documenti di cui è obbligatoria per legge la conservazione e, in particolare, quelli fiscali. A segnare la svolta è la circolare delle Entrate n. 36/E del 6/12/2006 dell’Agenzia delle entrate (www.agenziaentrate.it), che ha finalmente reso praticabile per aziende e contribuenti - in particolare per quelli che già si avvalgono di sistemi e soluzioni di archiviazione elettronica - conservare legalmente, anche in formato digitale, la documentazione con validità fiscale, fino ad oggi conservabile solo sotto forma cartacea. Il provvedimento, atteso da circa tre anni - risale infatti al 23 gennaio 2004 il relativo Decreto Ministeriale - consentirà di ottenere risparmi e incrementi d’efficienza per tutto il sistema industriale e, indirettamente, anche per la stessa Amministrazione Pubblica.

“Mi preme innanzitutto sottolineare – commenta il Direttore di Aitech-Assinform, Federico Barilli - come a questo risultato si sia giunti anche in base a una proficua collaborazione fra pubblico e privato, rispettosa dei diversi ruoli e responsabilità. Al lavoro di approfondimento e interpretazione di una materia così complessa, realizzato da parte degli specialisti della Agenzia delle Entrate, AITech-Assinform ha, infatti, contribuito, con un convinto e determinato stimolo, chiarendo e rendendo familiari gli innovativi e complessi aspetti tecnologici coinvolti”.

Si è così potuta formulare una norma chiara e flessibile stabilendo:

- la possibilità di gestire in modo separato la conservazione sostitutiva delle   fatture elettroniche e cartacee

- che i termini temporali per portare in conservazione sostitutiva (e se farlo) i   documenti cartacei rilevanti ai fini tributari, in particolare le fatture, sono   lasciati alla discrezionalità del contribuente

- solo nei casi di conservazione di documenti cartacei originali unici è richiesto    l’intervento del pubblico ufficiale

- il momento in cui il processo di conservazione sostitutiva si considera   concluso - e di conseguenza ci si può disfare, senza ulteriori formalità, della   carta - non dipende, attualmente, dall’invio all’Agenzia delle Entrate   dell’impronta dell’archivio che non è richiesto fintantoché non sarà emanato il   provvedimento relativo.

“L’importanza di tale normativa – continua Barilli - emerge considerando che, secondo le nostre stime, il processo di “dematerializzazione” - del quale la possibilità di disfarsi dei documenti cartacei rilevanti ai fini tributari e l’impiego della fatturazione elettronica sono due elementi fondamentali - potrà consentire alle imprese risparmi fino al 65%. Questo, naturalmente, se si arriva ad automatizzare l’intero processo, con l’emissione e l’elaborazione diretta di documenti in formato digitale. In termini globali, conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica potrebbero arrivare a rappresentare per l’economia nazionale un risparmio potenziale annuo dell’ordine di 14 miliardi di Euro”.

“Le nuove disposizioni - conclude il Direttore di AITech-Assinform - consentendo il pieno utilizzo della conservazione sostitutiva, aprono inoltre nuove prospettive di business per le aziende informatiche. Stimiamo, infatti, un potenziale volume d’affari che in tre anni potrà raggiungere 1,2 miliardi di Euro”.