PA Digitale spa è iscritta nell’elenco dei conservatori accreditati pubblicato a fine dicembre sul sito www.agid.gov.it: la società, infatti, ha ottenuto per prima (insieme a Postel spa) l’accreditamento dell’Agenzia per l’Italia Digitale a svolgere la conservazione dei documenti informatici con l’iscrizione.
PA Digitale spa è pertanto la prima e unica softwarehouse per la PA in Italia ad aver ottenuto l’accreditamento AgID e trova in questo un riconoscimento fondamentale: ne viene sancita la capacità di erogare il servizio di conservazione digitale nel pieno rispetto della normativa vigente (in vigore dal 11/04/2014) e viene riconosciuto il massimo livello di sicurezza e qualità del sistema di Conservazione Digitale a Norma – CDAN, proposto da PA Digitale spa, per la corretta conservazione dei documenti informatici.
La notizia, che apparentemente potrebbe sembrare uno dei tanti tasselli del processo di digitalizzazione della PA, di dematerializzazione e abbandono del cartaceo, acquista invece un’importanza decisiva se si considera che la conservazione digitale (o sostitutiva, come spesso si usa definire) è indispensabile per documenti come la fattura elettronica (per la quale il 31 marzo 2015 scatterà l’obbligo per tutta la PA), la PEC, il protocollo informatico (operativo dal 11 ottobre 2015), il mandato di pagamento informatico e, in sintesi, per tutti quegli atti amministrativi e documenti informatici sottoscritti con firma digitale che devono essere conservati secondo modalità definite dalla legge, non solo in qualità di documento della PA (quale bene culturale) ma anche per motivi legati alla natura contabile, fiscale ecc. degli stessi documenti.
Conservare digitalmente a norma significa preservare la validità legale di tali documenti informatici tramite il mantenimento nel tempo delle loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, reperibilità, inalterabilità e immodificabilità.
Ancor più, la recente pubblicazione sulla GU (n. 8 del 12/01/2015) del DPCM del 13/11/2014 ha chiuso il cerchio del processo normativo attuato dal CAD per la digitalizzazione della PA: la totale dematerializzazione dei documenti diventa un imperativo dall’11 febbraio 2015 (data a partire dalla quale diventano operative le regole tecniche del DPCM) e la PA, entro e non oltre agosto 2016, dovrà adeguarsi e gestire esclusivamente documenti informatici. Il processo di gestione totalmente dematerializzata dei documenti è compiuto: come ha commentato Maria Pia Giovannini, Dirigente AgID, alla pubblicazione del decreto che detta le regole per i documenti informatici, infatti, “… ora la PA ha tutti gli elementi per lo switch off dalla carta al digitale, 18 mesi di tempo per adeguarsi”.
Tuttavia, la tematica è complessa, regolata da una normativa severa e minuziosa (D.LGS 82/2005 – CAD e s.m.i.; Regole Tecniche in materia di conservazione, DPCM 03/12/2013 oltre al sopra citato DPCM sulla formazione e conservazione dei documenti informatici della PA) e richiede competenze informatiche, legali e archivistiche nuove per gli enti, da cui derivano responsabilità importanti.
La legge, però, prevede la possibilità di affidare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti esterni all'ente (che diventano "Responsabili esterni della conservazione") purché offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche e che siano accreditati presso AgID. Ovvero, la conservazione, può avvenire solo attraverso sistemi informatici realizzati secondo la normativa in vigore dal 11/04/2014.
Di qui il valore fondamentale dell’accreditamento AgID per il quale, PA Digitale spa, può vantare un primato d’eccellenza.